公司治理框架应确保董事会对公司的战略指导和对管理层的有效监督,确保董事会对公司和股东的问责制。
董事会的结构和流程在不同国家甚至一国内部均各有不同。某些国家采取“双层董事会制(two-tier boards)”。由不同机构分别行使监督和管理职能。这种体制一般设置一个由非执行董事会成员组成的“监事会(supemsory board)”和完全由执行董事组成的“管理董事会(management board)”。另外一些国家则采取“单层董事会制(unitary boards)”,将执行董事和非执行董事融合到一个董事会中。某些国家还设置承担审计职能的附加法定机构。《原则》力求普遍适用于任何一种承担治理企业和监控管理层功能的董事会结构。
在指导公司战略的同时,董事会主要负责监控管理层绩效和为股东获取充足的回报,同时防止利益冲突,平衡各方面对公司的要求。董事会必须做出客观、独立的判断,以便有效的履行其职责。董事会的另一项重要职责是,监督风险管理制度和公司设计的用以确保遵守所适用法律的体制这些法律包括税法、竞争法、劳动法、环境法、均等机会法、健康和安全法。在某些国家中,公司已普遍认为,明确规定董事会应承担的责任和管理层应负的责任十分有用。
董事会不仅对公司和股东负有责任,而且有责任为其谋求最佳利益。另外,董事会也应当重视并公平对待其他利益相关者的利益,包括员工、债权人、客户、供应商和地方社区等。遵守环境和社会标准也与此相关。
A.董事会成员应在充分知情的基础上,善意、尽职、谨慎地开展工作,最大程度地维护公司和股东的利益。
某些国家,法律要求董事会以公司利益为原则,兼顾股东、员工和公共机构的利益。为公司谋求最佳利益不应使管理层裹足不前。
B.当董事会决策可能对不同股东团体造成不同影响时,董事会应公平对待所有股东。
在履行该等职责时,董事会不应被视为或作为不同利益派别的个人代表的集会。尽管特定的董事会成员可能实际上被特定的股东提名或选举(有时会招致其他股东的反对),但是董事会工作的重要特点是:董事会成员在履行职责时对所有的股东一视同仁。在具有控制权的股东事实上能够选举全部董事会成员的情形下,该原则的确立尤为重要。
C.董事会应当适用严格的职业道德标准,应当考虑利益相关者的利益。
公司的职业道德准则是董事会和关键高管的行为标准,为在处理彼此有所差异,甚至经常发生冲突的股东群体间的事务时,提供判断框架。公司的职业道德准则至少应当明确规定对追求个人利益的限制,包括公司股份的交易。遵守法律规定应当始终是最基本的要求,公司的职业道德准则的整体框架应该远不止遵守法律的规定。
D.董事会应当履行特定的关键职能,包括:
1.审议、指引公司经营战略,重要的行动规划,风险管理政策和流程,年度预算和商业计划;设定绩效目标;监督战略实施和公司绩效;并审查重要的资本开支,收购和资产剥离。
在董事会职能中,日益重要的一个领域是对公司风险管理工作的监督这与公司战略紧密相连。风险管理工作的监督涉及:对风险管理的问责机制与责任进行监督,明确公司在寻求达成业绩目标过程中所能承受的风险类型和程度,以及如何管理因其自身的运营和关系而导致的风险。鉴于管理层必须对公司风险进行管理才能达到公司希望达到的风险特征(risk profile),因此,公司风险管理工作的监督对于公司管理层而言是一项关键的指引。
2.监督公司治理实践的有效性,并在必要时加以调整。
董事会对治理的监督也包括不断评估公司内部结构,以确保对整个组织中的各级管理层的责任有明确的界定。除了要求定期监督和披露公司治理实践,多个国家还建议或甚至要求董事会开展绩效自我评估,并对董事会成员个人、董事会主席、首席执行官的绩效进行审评。
3.在必要时,遴选、补偿、监督、替换关键高管,并监督继任规划。
在大多数的双层董事会制度下,监事会同时负责任命管理董事会(management board),其通常包括了大多数的关键高管。
4.使关键高管和董事的薪酬与公司和股东的长期利益相一致。
董事会制定并披露涵盖董事成员和关键高管的薪酬政策声明,应当被视为良好实践。此等声明规定薪酬和绩效的关系,并包括可量化的标准,其注重公司的长远利益甚于短期利益。薪酬政策声明通常对董事会成员职责范围之外的活动设定薪酬支付条件,比如咨询。薪酬政策声明通常也规定董事会成员和关键高管持有和交易公司股票需要遵守的条件,以及在授予期权并对期权重新定价时所遵循的流程。在有些国家,薪酬政策声明同时包括在雇佣和/或解除高管的劳动合同时支付的金额。
在大型公司以下设置被视为是良好实践,董事会设有专业委员会处理董事会成员和关键高管的薪酬政策和劳动合同,专业委员会全体或大部分由独立董事组成,但排除在彼此的薪酬委员会任职的高管,因为这可能导致利益冲突。扣回条款和追回条款(malus and claw-back provisions)的引入应当被视为良好实践,其授权企业有权在出现经营欺诈或其他情况的时候,扣留或追回对高管的报酬,例如,由于严重不符合财务报告规定而要求企业重编财务报表的时候。
5.确保制定正式、透明的董事会提名和选举流程。
《原则》促使股东在提名和选举董事会成员时发挥积极的作用。对于确保提名和选举流程得到遵守,董事会的作用至关重要。首先,尽管实际的提名流程在各国可能有所不同,但是董事会或提名委员会对确保流程的透明化和流程得到遵守都负有特殊的责任。其次,在公司需要提名董事的时候,应考虑候选人所具备的相关知识、胜任力和专长,是否与现有董事会的技能互补,然后界定董事会成员应普遍具备的素质或个体所应具备的素质,在此界定的过程中,董事会扮演着重要角色。再次,董事会或提名委员会负有义务辨识潜在的董事候选人是否具备所需的素质,并决定是否向股东推荐,和/或对有权提名董事候选人的股东所推荐的候选人作出审议。目前,人们不断要求将公开遴选的范围扩展至更广的范围。
6.监督和管理管理层、董事会成员和股东间的潜在利益冲突包括滥用公司资产、滥用关联方交易。
董事会的一项重要职责是监督内部控制体系,包括财务报告、公司资产使用、防止滥用关联交易等。这些职责往往分配给内部审计师,内部审计师应当始终直接向董事会汇报。当总法律顾问等公司管理人员负责内部控制系统时,确保其承担与内部审计师类似的报告责任很重要。
在履行控制监督责任时,董事会应鼓励通过举报发现不符合公司行为准则/不合法的行为,并保护举报人使其无需担心受到报复,这一点很重要。公司的职业道德准则应当促进改等控制监督流程的实施,并应当通过对相关的个人提供法律保护来巩固这一流程。审计委员会或者职业道德委员会或者同等机构应当设置举报联络人员,希望向公司报告不符合公司职业道德准则的可疑行为或不合法的可疑行为(此等行为可能也会损害财务报告的完整性)的员工可以直接联系该等联络人员。
7.确保公司会计和财务报告系统(包括独立审计)的完整性,并确保适当的管理控制系统到位,特别是风险管理系统、财务和经营控制系统,以及合规系统。
8.监督披露和沟通流程。
董事会需要明确的规定董事会自身和管理层的披露和沟通的职责和义务。在有些司法管辖区,在大型上市公司中任命一名直接向董事会报告的投资人关系经理人(investment relations officer),被认为是一种最佳实践。
E.董事会应当有能力对公司事务进行客观的独立判断。
为了行使监控管理层绩效的职责,防止利益冲突,并平衡各方面对公司的相互冲突的要求,董事会是否能够进行客观判断非常关键,而进行客观判断首先意味着董事会相对于管理层的独立性和客观性,这就意味着董事会的组成和结构必须满足一定的要求。在这种情况下要实现董事会的独立性,通常要求董事会中应有足够多的独立于管理层的成员。
在实行单层制的国家,董事会的客观性和相对于管理层的独立性可以通过分任首席执行官和董事会主席角色而得以加强,这有助于实现合理的平衡权力、增强问责性和提高董事会独立于管理层的决策能力,因而被认为是良好实践。在某些司法管辖区,指派一位首席董事(1eaddirector)也被认为是良好实践的可选方法,前提是在管理层与公司明显存在利害冲突时,给予该角色充分的授权去领导董事会。这种机制也有助于确保高品质的企业治理和董事会职能的有效发挥。
在某些国家,董事会主席或首席董事可得到公司秘书的协助。在双层制的情况下,如果存在管理董事会主席其退休后成为监督董事会主席的传统,应当关注这种做法是否会导致公司治理问题的出现。
加强董事会客观性的方式也可能取决于公司的所有权结构。有控制权的股东有相当大的权力来任命董事会和管理层。然而在这种情形下,董事会仍然对公司和包括少数股东在内的所有股东负有受信义务(a fiduciary responsibility)。
在定义董事会成员的独立性时,某些国家的公司治理原则已经规定了相当详细的、常见于上市要求中的非独立性推定(presumptions fornon-independence)。此等“否定(negative)”式标准(即对何种情况下某人被视为不具有独立性作出规定)给出了用于确定董事会成员独立性的必要条件,但是,当某个董事不视为具有独立性时,也可以通过能增强有效独立性概率的“肯定(positive)”式列举法,来对此等“否定(negative)”式标准进行有效的补充。
独立董事可对董事会的决策做出重大贡献。他们能够为董事会和管理层的绩效评估带来客观的观点。此外,他们也可在管理层、公司和股东利益有分歧的领域发挥重要作用,如高管薪酬、继任计划、公司控制权的变更、反收购防御、大型收购和审计职能等。为使其发挥这一关键作用,最好由董事会宣布具备独立性的人士,以及独立性的判断标准。有些司法管辖区要求定期召开单独的独立董事会议。
1.董事会应考虑指派足够数量的、有能力独立判断的非执行董事负责存在潜在利益冲突的任务。像这类重要的任务有:确保财务和非财务报告的完整性、审核关联交易、提名董事会成员和关键高管、制定董事会的薪酬。
尽管财务报告、薪酬和提名责任常常是董事会的整体责任,但是独立非执行董事会成员可以向市场参与者提供进一步的保证,使市场参与者更容易相信自身利益受到保护。董事会应当考虑设立专业委员会来对潜在利益冲突问题作出考量。应当要求这些专业委员会中非执行董事成员的最低人数,或者干脆要求全部由非执行董事组成。在某些国家,股东直接负责提名和选举非执行董事履行专业职能。
2.董事会应当考虑设立专业委员会,以支持全部董事会成员履行职能,特别是在审计领域,以及风险管理和薪酬领域(取决于公司的规模和风险特征)。如果要设立专业委员会,董事会应当适当地界定并披露其任务、人员组成和工作流程。
3.董事会成员应能有效地承担其职责。
服务于太多的董事会将妨碍董事会成员的绩效。某些国家已经限制同一人可担任的董事职位的数量。确保董事会成员在股东眼中具有合理性(legitimacy)和可信度是最关键的,比设置具体的限制规定更加重要因此,向股东披露被提名董事在其他公司的董事任职情况也是一种重要的方法,能完善董事提名程序。此外,公布董事会成员个人的会议出席记录(例如他是否多次缺席会议)、其代表董事会承担的任何其他工作以及相关的薪酬,都可以有助于确保董事的合理性。
4.董事会应当定期开展评估,对自身绩效作出评价,并评估其是否具备适当的背景和能力配置。
为了提高董事会的业务水平和董事会成员的绩效,目前,越来越多的司法管辖区鼓励公司开展董事会培训,自愿进行符合个体公司需求的董事会绩效评估。尤其是在大型公司,董事会评估工作可以由外部专业人士主持,以促进董事会评估的客观性。绩效评估工作可能会包括要求董事会成员学习相应的技能(但董事会成员任命前即被要求具备的特定资格除外,比如金融机构的从业资格)。此后,董事会成员可以通过内部培训和外部培训详细了解相关新出台的法律、法规,以及不断变化的商业风险和其他风险。为了避免小集团思想,为董事会的讨论带来多样化的思考方式,董事会应当考虑全体董事会成员的整体搭配是否确保其具备完整的背景和能力配置。
很多国家可能需要考虑采取一些措施,比如自愿采取的指标、披露要求、董事会人员配额以及自行采取的措施等,来提高董事会和高管层的性别均衡化程度。
F.为了履行其职责,董事会成员应有权获取准确的、相关的、及时的信息。
董事会成员需要及时获得相关信息,以有利于其作出决策。非执行董事会成员一般不享有和公司的管理者同等的知情权。通过向非执行董事提供渠道接触公司的特定的关键管理者,比如公司秘书、内部审计师,以及风险管理主管或首席风险官,或者通过公司付费诉诸独立的外部专业人士的咨询建议,非执行董事会成员对公司的贡献可以得到加强。为了履行职责,董事会成员应当确保获得准确的、相关的、及时的信息。若公司采用复杂的风险管理模式,董事会成员应当意识到此等模式可能出现的短板,
G.如果在董事会中设置员工代表是一项强制规定,应当制定促进员工代表知情权和培训权的机制,以便员工代表有效地行使权利,最大程度的提高促进董事会技能、知情权和独立性。
如果法律强制规定或集体劳资协议约定,或者企业主动决定在董事会中设置员工代表,员工代表的设置方式应当最大程度促进董事的独立性、能力和知情权。员工代表应当负有与所有其他董事会成员相同的义务和责任,并应当以公司的最佳利益行事。
公司应当设立有利于员工代表获得信息、培训和专门知识的程序,以及有利于提高员工代表相对于首席执行官和管理层的独立性的程序。此等程序应当包括:适当、透明的任命程序、定期向员工报告的权利(前提是董事会的保密规定得到充分的遵守)、培训权以及管理利益冲突的明确程序。要使员工代表对董事会工作发挥积极的贡献,还需要董事会其他成员和管理层的认同以及有建设性的配合。
作者简介:
蒋保鹏,先后毕业于中国人民大学法学院,北京大学法学院,前法官,现任北京市乾坤律师事务所高级顾问、重大疑难案件研究中心主任。蒋保鹏长期从事审判和司法政策制定工作,在法院任职期间参与审理二审、申请再审、提审和下级法院请示的民商事案件逾600件;参与多部司法文件的调研起草;参与撰写多部司法解释的理解与适用。从事律师职业以来,蒋保鹏办理了大量诉讼和非诉讼法律事务,工作勤勉,严谨自持。其扎实、敏锐、善于另辟蹊径巧办难案的办案风格深得当事人信任。
经典案例:
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专业领域:
建设工程和不动产、公司治理、投融资、民商事执行