根据中国裁判文书网已公布的生效裁判文书统计，2019年今合同纠纷一项民事案由的生效文书多达4370559件，约占2019年已公布民事案由纠纷的94.4%。合同作为确立当事人之间权利义务的凭证，应予以妥善保管。笔者曾承办一起因当事人合同保管不善引发不利后果的案件。
案例：北京A公司与成都B公司双方存在多次交易行为，且涉及多次付款行为。后因成都B公司到期不付款的违约行为，北京A公司将成都B公司诉至法院，要求成都B公司支付合同款。一审审理过程中，成都B公司主张已支付了北京A公司诉讼请求中的部分款项，并提供了相关票据。北京A公司虽然主张成都B公司提供的票据为支付其他往来交易的凭证，但当庭未能提供相关证据，后虽在约定时间里补交了部分证据，也并未完全证明其所主张的事实，一审法院最终仅支持了北京A公司的部分主张。后北京A公司上诉到二审法院，与成都B公司在二审中达成和解，成都B公司以分期支付的方式向北京A公司支付其主张的全部金额，北京A公司承担一审二审的诉讼费，该案最终以调解方式结案。
根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十一条规定“当事人向人民法院提供证据，应当提供原件或者原物”、第九十条规定“下列证据不能单独作为认定案件事实的依据：（一）当事人的陈述；（二）无民事行为能力人或者限制民事行为能力人所作的与其年龄、智力状况或者精神健康状况不相当的证言；（三）与一方当事人或者其代理人有利害关系的证人陈述的证言；（四）存有疑点的视频资料、电子数据；（五）无法与原件、原物核对的复印件、复制品。”，依据《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第九十条规定，即“当事人对自己提出的诉讼请求所依据的事实或者反驳对方诉讼请求所依据的事实，应当提供证据加以证明，但法律另有规定的除外。在作出判决前，当事人未能提供证据或者证据不足以证明其事实主张的，由负有举证证明责任的当事人承担不利的后果。”、第九十一条规定，即“人民法院应当依照下列原则确定举证责任的承担，但法律另有规定的除外：（一）主张法律关系存在的当事人，应当对产生该法律关系的基本事实承担举证证明责任；（二）主张法律关系变更的当事人，应当对该法律关系变更、消灭或者权利受到伤害的基本事实承担证明责任。”、第一百零八条第一款规定，即“对负有举证证明责任的当事人提供的证据，人民法院经审查并结合相关事实，确信待证事实的存在具有高度可能性的，应当认定该事实存在”。北京A公司尽管在庭审中提交了30份交易的合同原件，但其他证据材料并不能作为认定案件事实的依据，不能证明北京A公司所主张的事实。北京A公司应对其提出的主张和成都B公司的反驳承担证明责任，但其在庭审过程中提供的证据并未能够认定待证事实的存在具有高度可能性，故一审法院仅支持了北京A公司的部分主张。
在提供涉及上百起交易记录时，北京A公司一开始仅提供了涉案的10份合同原件，后虽补充提交了20份相关交易记录，对其他剩余的交易记录：有的仅能提供无法与原件核实的复印件、有的仅能提供单方盖红章的扫描件、有的仅能提供部分自制的送货的物流单据。其中，还有50份交易记录除财务部门制作的台帐外，无迹可寻。北京A公司对此的说法是合同已经履行完毕了，公司存放合同的办公区已没有地方存放那些合同了，所以就送去垃圾回收了。双方公司交易涉及上百起，北京A公司因自身举证不充分导致了法院仅支持部分诉讼请求的不利局面，成都B公司明知北京A公司主张的总应付金额并无差错，借助北京A公司对证据材料准备的不充分、不完善，举证能力的不足反而为自己争取了延长付款的时间。
单就本文所述案例来说，北京A公司既投入了人力，又浪费了物力，但最终得到的结果并不十分理想。日常的商业活动中，有很多的公司对交易中的合同原件并不是特别重视，在没有法律纠纷的情况下，合同原件的重要性并未显现，一旦产生法律纠纷，没有合同原件则可能产生严重的问题。结合本文案例中由于合同原因缺失引发的问题，笔者提出如下建议：企业不仅要重视交易的过程，也要注意对记录交易过程的相关文件及资料的留存。在提起诉讼前，如合同原件确已丢失或者无法提供的，应及时安排与付款方进行对账，取得付款方对应收款的确认材料，应尽量做到所提供的证据能够证明其主张，且要预想到对方可能提出的反驳并有证据加以证明，避免承担举证不能的不利后果。日常经营活动中，如有条件的，应安排定期对账事宜，并对应收账款确认材料的原件进行保留，使其成为商务管理的一部分。
